Der Urlaubsanspruch im Arbeitsverhältnis

In der arbeitsrechtlichen Beratung und Vertretung ist diese praxisrelevante Thema mittlerweile von einer langen Liste an Entscheidungen des EuGH und des BAG geprägt.

Klar ist, dass alle Arbeitnehmer (auch Minijobber) einen Urlaubsanspruch haben. Der Urlaub ist nach den Regelungen des BUrlG im laufenden Kalenderjahr zu nehmen, ansonsten verfällt er zum 31.12. des Jahres oder - wenn ein Übertragungsgrund vorliegt - zum 31.03. des Folgejahres.

Bei den sog. Langzeitkranken addiert sich der Urlaubsanspruch nicht unendlich, sondern verfällt jeweils 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres.

Der automatische Verfall von Urlaubsansprüchen zum 31.12. bzw. 31.03. ist jedoch nach einer Entscheidung des EuGH aus dem Jahr 2019 nicht mehr selbstverständlich.

Das BUrlG ist europarechtskonform auszulegen anhand der EU-Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG. Hiernach hat jeder Arbeitnehmer vier Wochen bezahlten Mindesturlaub im Jahr, der nicht finanziell abgegolten werden darf (Ausnahme bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses). Für Inanspruchnahme und Gewährung wird auf das nationale Recht verwiesen (für Deutschland das BUrlG).

Nach dem BUrlG dient der Urlaub Erholungszwecken, die Rechtsprechung geht auch vom Gedanken des Gesundheitsschutzes aus.

Hinsichtlich der Gewährung sieht das Gesetz vor, dass der Arbeitgeber die Initiativ- und Organisationslast trägt. D.h. es ist Aufgabe des Arbeitgebers, die zeitliche Lage unter Berücksichtigung der Urlaubswünsche des Arbeitnehmers festzulegen (§ 7 I BUrlG).

Der automatische Verfall von Urlaubsansprüchen nach § 7 III BUrlG ist nach einer Vorabentscheidung des EuGH von 06.11.2018 europarechtswidrig und nicht mit der oben genannten Arbeitszeitrichtlinie vereinbar. Der Arbeitgeber muss zwar nicht von sich aus Urlaub gewähren, hat jedoch eine Mitwirkungspflicht dahingehend, dass er den Arbeitnehmer in die Lage versetzt, seinen Urlaub in vollem Umfang nehmen zu können.

Dies sollt dadurch gewährleistet werden, dass der Arbeitgeber den einzelnen Arbeitnehmer jährlich auf den konkreten Urlaubsanspruch hinweist und ihn auffordert, den Urlaub bis zum 31.12. oder 31.03. des Folgejahres zu nehmen.

Dafür, dass der Arbeitgeber seiner Mitwirkungspflicht durch einen entsprechenden Hinweis nachgekommen ist, ist er darlegungs- und beweispflichtig.

Mein Rat: Dokumentieren Sie den jährlichen Hinweis in der Personalakte!

Ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung wird ebenso wenig ausreichen, wie eine diesbezügliche Regelung in einem anzuwendenden Tarifvertrag.

Umstritten ist, ob ein (versteckter) Hinweis auf der monatlichen Gehaltsabrechnung ausreichend ist, auch wenn die Urlaubstage aus dem vergangenen und dem laufenden Jahr aufgeführt sind. In diesem Zusammenhang könnte eventuell ein Textbaustein auf der Abrechnung helfen, der auf die konkrete Anzahl der offenen Urlaubstage Bezug nimmt und darauf aufmerksam macht, dass diese am 31.12. bzw. am 31.03. des Folgejahres verfallen.

Ebenso umstritten ist, ob ein mündlicher Hinweis des Vorgesetzten, dass der Arbeitnehmer seinen Urlaub bis Jahresende nehmen soll, ausreicht. Derzeit wird davon ausgegangen, dass dies nicht der Fall ist. M.E. dürfte ein mündlicher Hinweis jedoch dann ausreichend sein, wenn dieser in einem jährlichen Feedbackgespräch erfolgt und entsprechend für beide Seite dokumentiert wird.

Sind Formvorschriften einzuhalten?

Strenge Formvorschriften werden von der Rechtsprechung nicht vorgegeben.

Sie sollten als Arbeitgeber jedoch daran denken, dass Sie beweispflichtig sind. Aus diesem Grund empfiehlt sich eine Mitteilung in Textform oder (falls es der betrieblichen Gepflogenheit entspricht) schriftlich.

Einzelne LAG (Landesarbeitsgerichte) haben in den letzten Monaten entschieden, wie die Hinweispflicht erfüllt wird. Das Schreiben muss auf jeden einzelnen Arbeitnehmer bezogen und transparent sein. Es muss die Aufforderung enthalten, dass der Arbeitnehmer seinen Urlaub nehmen soll und auch den Hinweis, dass der Urlaub erlischt, wenn der Arbeitnehmer dieser Aufforderung nicht nachkommt.

Wichtig: Erfolgt die Mitteilung zusammen mit anderen Mitteilungen an den Arbeitnehmer, dann ist eine deutliche optische Hervorhebung der Mitteilung zum Urlaub erforderlich. Der Arbeitnehmer muss ohne Weiteres die Bedeutung und die Rechtsfolgen erkennen können.

Wichtig: Der Hinweis muss jedes Jahr erfolgen! Dies kann bereits bei Jahresbeginn sein. Es muss jedoch grundsätzlich nur ein Hinweis im Jahr erfolgen und nicht nach jeder Änderung im Stand der Urlaubstage.

Wie weit geht die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers?

Der Arbeitgeber muss sich nicht aktiv darum bemühen, dass der Arbeitnehmer seinen Urlaub auch tatsächlich nimmt. Der Arbeitnehmer ist letztlich selbst dafür verantwortlich, dass er seinen Urlaub rechtzeitig und unter Berücksichtigung der betrieblichen Regelungen zur Beantragung und Gewährung von Urlaub beantragt und nimmt.

Was passiert mit dem "Alturlaub"?

Grundsätzlich reicht ein jährlicher Hinweis aus. In manchen Fallkonstellationen bietet sich jedoch ein erneuter Hinweis an. Wenn "Alturlaub" in das Folgejahr übertragen worden ist, dann ist dieser im Hinweis zu trennen vom Urlaubsanspruch des aktuellen Kalenderjahres. Auch bei Ablehnung eines Urlaubsanspruchs wegen dringender betrieblicher Belange. Die weitere Mitteilung sollte ggf. zu Beginn des 3. Quartals, spätestens jedoch zu Beginn des 4. Quartals, damit der Arbeitnehmer noch in der Lage ist, den Urlaub tatsächlich zu nehmen.

Hinweispflicht nur bei gesetzlichem Urlaubsanspruch?

Die Hinweispflicht gilt nicht nur für dem gesetzlichen Mindesturlaubs, sondern auch für den Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen.

Ob sie auf für den vertraglichen oder tariflichen Mehrurlaub gilt, ist strittig. Mehrheitlich wird darauf abgestellt, dass es davon abhängt, ob vertragliche oder tarifliche Vereinbarungen getroffen wurden. Ist dies nicht der Fall, folgt der vertragliche/tarifliche Mehrurlaub in der Regel den Vorgaben für den gesetzlichen Urlaub und unterliegt damit auch der Hinweispflicht. Im Umkehrschluss - wurde vertraglich/tariflich zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub und dem vertraglichen Mehrurlaub wirksam unterschieden, kann eine Hinweispflicht hinsichtlich des Mehrurlaubs entfallen. Dies ist jedoch im Einzelfall genau zu prüfen.

Gerne prüfe ich Ihre Arbeitsvertragsvorlagen entsprechend oder erstelle Ihnen eine Vorlage, die der derzeitigen Rechtsprechung entspricht. Sprechen Sie mich einfach an!

Wie verfahren mit den Langzeitkranken?

Es stellt sich die Frage, ob auch Langzeitkranke entsprechend informiert werden müssen. Das BAG geht hiervon aus, schränkt seine Ansicht jedoch auf diejenigen Fälle ein, in denen die Dauer der Arbeitsunfähigkeit absehbar ist und die reale Möglichkeit besteht, dass der Urlaub nach Genesung rechtzeitig beantragt und innerhalb des laufenden Jahres bzw. des Übertragungszeitraums genommen werden kann. Wenn es objektiv unmöglich wäre, den Urlaub zu nehmen, dann soll der Arbeitgeber nach Ansicht des Gerichts keiner Hinweispflicht unterliegen.

Da es jedoch risikobehaftet ist, wenn der Arbeitgeber entscheidet, ob die Erkrankung länger andauern wird oder eine Genesung eintreten kann, ist zu empfehlen, dass auch Langzeitkranke entsprechend informiert werden. Dies sollte auch bei den Mitarbeitern so gehandhabt werden, die sich in befristeter Erwerbsminderungsrente befinden.

Was geschieht bei unterlassener Mitteilung? RECHTSFOLGEN

Der Resturlaub verfällt nicht.

Er ist im folgenden Kalenderjahr auf den neu entstehenden Urlaubsanspruch zu addieren.

Wichtig: Nach der Rechtsprechung gilt die Mitteilungspflicht nicht nur künftig, sondern für alle Zeiträume seit Inkrafttreten der europarechtlichen Richtlinie 2003/88/EG bzw. der Vorgänger-RL!

Kein Vertrauensschutz für Arbeitgeber!

Kann Urlaubsanspruch verjähren?

Ob der Urlaubsanspruch der regelmäßigen Verjährung unterliegt ist noch offen. Diese Frage hat der BAG dem EuGH zur Vorabentscheidung vorlegt. Es wird davon ausgegangen, dass sich der EuGH, der eine Tendenz zu eher arbeitnehmerfreundlichen Entscheidungen hat, gegen eine Verjährung positionieren wird.

Demgegenüber unterliegt der Urlaubsabgeltungsanspruch nach § 7 IV BUrlG der regelmäßigen Verjährung nach § 195 BGB. Bei diesem eigenständigen Geldanspruch sind auch ggf. wirksam vereinbarte Ausschlussfristen zu beachten.

Zusammenfassend

Das finanzielle Risiko für Arbeitgeber ist nicht unbeachtlich, wenn der vorstehenden Hinweispflicht nicht nachgekommen wird.

Ich berate und unterstütze Sie gerne bei der Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

Nach einem Vorgespräch prüfe ich Ihre gegenwärtig verwendeten Vertragsvorlagen und erstelle gerne eine Mustervorlage, damit Sie Ihrer Hinweispflicht rechtssicher nachkommen.

Sprechen Sie mich an!